¿Cuánto tiempo pasas leyendo y contestando mensajes durante el día? Debes aprender a reducir el tiempo que inviertes en los correos que no te generan beneficios.
Aunque su llegada aportó muchos beneficios para el mundo empresarial, todos en algún momento hemos sufrido el “mal del correo electrónico”, es decir, ese gasto innecesario de tiempo que invertimos en atender esta herramienta cuando tenemos que revisar decenas y decenas de mensajes en un lunes por la mañana, por ejemplo.
Un informe del Instituto Global McKinsey de 2012 mostró que las personas pasan el 28% de la semana laboral, en promedio, revisando su correo electrónico.
Vamos definiendo, ¿en verdad todos, es decir, todos tus correos son importantes? Algunos de ellos pueden “producir” directamente los ingresos para la empresa, pero la mayoría no lo hará. Es por eso que se necesita recudir la cantidad de tiempo que pasamos revisando correos electrónicos de manera drástica.
Así es como los expertos lo proponen:
1. Revisa tu bandeja de entrada con menos frecuencia
Algunos programas y empresas saben cómo llamar fácilmente tu atención e inundar tu bandeja de entrada con correos llenos de publicidad o invitaciones a eventos (de cualquier tipo), aunque no sepas cómo consiguieron tu dirección de correo electrónico.
Elimina estas distracciones “apagando” todas estas notificaciones; algunos de estos correos traen en la parte final un link para solicitar tu baja.
Lo anterior sumado a la disciplina de revisar SÓLO cuatro o seis veces al día tu correo electrónico, te ayudarán a mantener límites en tu hábito diario de revisar el correo. También recuerda apagar las notificaciones en el teléfono móvil.
2. Utiliza una plataforma de chat
Si tienes una comunicación diaria con una o más personas vía correo electrónico no puedes seguir enviando mensajes cada 10 minutos; utiliza mejor una plataforma de chat en línea, éstas son perfectas para mensajes rápidos pero importantes entre los colaboradores y, lo mejor de todo, no saturan de correos tu bandeja de entrada.
Si crees que sería complicado al querer revisar algún dato mencionado en las conversaciones, ten en cuenta que muchos chats tiene la opción de guardar los mensajes pasados.
3. Lleva varias cuentas de correo electrónico
Ten por lo menos dos cuentas de correo electrónico en donde recibas todos tus mensajes relacionados con el trabajo, y en la otra sólo los mensajes personales. No les des a tus amigos o familiares la cuenta de correo profesional, no necesitas tener otro tipo de mensajes en ésta, a menos que sea necesario. La gente importante en tu vida tiene otras vías para comunicarse contigo si lo llegaran a necesitar.
4. Ten un alto nivel de respuesta
Los dueños de los negocios reciben muchas solicitudes vía correo electrónico. Aunque puedas parecer indiferente o grosero para ti, sólo tienes que responder sólo en los que estás interesado. Los demás se eliminan completamente o algunas personas configuran una respuesta automática para informar a los demás que, debido al volumen de correos electrónicos recibidos, no son capaces de responder a todo el mundo.
5. Crea filtros y carpetas
La mayoría de los programas de correo electrónico permiten configurar filtros que automáticamente entran a las carpetas designadas en la bandeja de entrada. Úsalos para redirigir los mensajes de ciertas personas importantes en una carpeta de alta prioridad, mientras que otros mensajes menos urgentes permanecen en tu bandeja de entrada general. Sugerencia: sólo configura un par de carpetas con el fin de mantener un sistema simple.
6. Adopta la regla de los dos minutos
Al leer tu correo electrónico, responde inmediatamente cualquier mensaje que puedas manejar en dos minutos o menos. Mueve todos los demás mensajes a una carpeta que contenga los mensajes de correo electrónico que serán respondidos un momento posterior.
7. Prueba la estrategia de "cero inbox"
En pocas palabras, tu bandeja de entrada sólo debe contener los nuevos mensajes. Todo lo demás debe ser procesado de inmediato, en lugar del apilamiento que te deja con cientos de mensajes de correo electrónico aparentemente importantes para revisar más adelante.
8. Contratar a un asistente
Sigue el ejemplo de los altos ejecutivos corporativos: Si tienes un asistente, asígnale a él o a ella la tarea de la revisión de tu correo electrónico. La asistencia podría enfocarse en utilizar los filtros (vea punto 5) y revisar sólo los mensajes importantes en una carpeta especial. El o la asistente también podría contestar algunos correos por ti, si es que éstos no son muy importantes.
Fuente: quimnet
