Una gran diferencia entre una empresa
pequeña y las grandes compañías es la gran cantidad de documentación de estas
últimas que guían sus operaciones diarias.
El nivel de profesionalismo que alcanza una
empresa se puede ver reflejado en la clara y ordenada documentación de todos
los procesos que suceden en sus diferentes áreas, ya sean independientes o
entrelazados.
Incluso
si la empresa tiene pocos empleados se puede llevar a cabo la redacción de sus
procedimientos más esenciales y aprovechar los beneficios que esto trae para el
negocio.
Tener
procesos formales hace que sea más fácil mantener los estándares y la
consistencia de la empresa, entrenar a nuevos elementos, adherirse a las reglas
y regulaciones externas y facilitar los cambios que se necesiten realizar.
Si
aún no cuentas con tus procesos debidamente documentados aquí están 6 maneras fáciles para empezar:
1. Reemplaza las palabras con imágenes. Los gráficos bien elegidos suelen ser fácilmente
reconocidos y comprendidos que las instrucciones por escrito, sobre todo cuando
los que están leyendo la documentación están ocupados, distraídos, cansados o
con prisas. Las fotografías o dibujos que ilustran cómo realizar cada paso
suelen ser útiles. Puedes obtener fácilmente las fotografías necesarias
mediante el ajuste de una serie de tomas de tu empleado más experimentado
llevando a cabo la tarea que estás documentando.
2. Utiliza diagramas de flujo. Una vez más, una imagen vale más que mil palabras en la
documentación. En lugar de describir literalmente un proceso vital para su
negocio, puede que te resulte más útil crear un diagrama de flujo que describa
los pasos de un procedimiento determinado. Busca las oportunidades para marcar
algunos de los conceptos o instrucciones con ayudas visuales simples, como una
señal octogonal, triangular o una flecha de bifurcación para indicar un punto
de elección. Para procesos especialmente complejos considera el uso de un
diagrama de flujo de funciones cruzadas, lo que hace que sea más fácil para
especificar quién es el responsable de cada paso.
3. Crea listas de verificación. Reduce la confusión mediante la inclusión de listas de
comprobación de la documentación del proceso. Esto impulsa a las personas a
completar los pasos necesarios en el orden correcto. Enumera los elementos de
la lista de verificación, ya que si los empleados son interrumpidos pueden
revisar fácilmente hasta donde lo habían dejado. Al igual que con otros tipos
de documentación, las listas cortas funcionan mejor (se pueden seguir con
precisión) que las largas. Si una lista de verificación requiere más de dos docenas
de artículos, la opción será dividirla en dos o más breves listas.
4. Obtén retroalimentación de tu personal. Los jefes y gerentes creen que conocen mejor que nadie
los procesos de la empresa. Pero los empleados de primera línea que
rutinariamente implementan estos procesos, a menudo tienen una comprensión más
aguda de la importancia relativa de cada paso, los accesos directos de ahorro
de tiempo y los diferentes estándares de desempeño que se aplican a partes
separadas del proceso. En otras palabras, debes incorporar sus puntos de vista
e ideas. Por lo tanto, pedir la opinión de los empleados para los primeros
borradores de la documentación de los procesos.
5. Comienza con el panorama general,
profundiza en él. La
mejor manera de documentar un proceso de negocio es demostrar primero cómo se
integra la actividad global de la organización y luego explicar los pasos del
proceso para cubrir sus detalles específicos, especificaciones técnicas y
procedimientos. Por ejemplo, describe el panorama general del proceso en una
sola página. A continuación, crea un diagrama de flujo que representa los pasos
claves. Entonces documenta las tareas requeridas de cada paso, el apoyo a cada
tarea con características específicas. Separa tu documentación de procesos en
tantos niveles jerárquicos sean necesarios. De esta manera, cualquier persona
que quiera aprender el proceso o compararlo con el trabajo real que se realiza,
puede ver rápidamente lo que debe llevarse a cabo en cualquier punto.
6. Proporciona información de contexto y
razones. Toda la documentación
deberá explicar por qué un proceso en particular es importante y qué pasos
conlleva. Proporcionar esta información ayuda al negocio de dos maneras: en los
procesos que requieran juicio, los empleados estarán mejor equipados para
aprovechar sus conocimientos y experiencia personal para tomar las decisiones
adecuadas. En los procesos en que no está permitido su juicio -por razones de
legalidad, obligaciones contractuales, factores de riesgo, etc.- los empleados
serán alertados de este hecho y la importancia de seguir el procedimiento
exactamente.
BY:Enrique Duarte
